Ingenieurs moeten constant verbaal communiceren. Soms informeel van persoon tot persoon, soms meer formeel. Verbale communicatie vaardigheden komen dan ook goed van pas bijvoorbeeld bij:
 | Rapporteren over onderzoeksresultaten |
| Het formuleren van projectvoorstellen |
| Vorderingsverslag |
| Het geven van instructies |
| Losweken van feedback |
| Aanbevelingen geven |
Bij meer formeel presenteren kunnen volgende vuistregels zinvol zijn:
Beperk het aantal hoofdpunten in je betoog
Tijdens een mondelinge presentatie is meestal slechts tijd om 3 tot 5 ideeen over te brengen. Beslis voor jezelf wat je het belangsrijkst vind dat je publiek meedraagt. Je ervaring als student heeft je wellicht reeds geleerd wat een cognitieve "overkill" in een les tot gevolg heeft.
[ terug ]
Herhaal
Wist je dat de gemiddelde luisteraar slechts 28% van de mondelinge informatie weerhoudt? Schriftelijke en verbale communicatie zijn op dit vlak dan ook zeer verschillend. De oplossing: herhalen, herhalen, herhalen, maar dan zonder dat het opvalt en irriterend werkt voor de toch nog wakkere luisteraar.
[ terug ]
Ken je publiek
Weet voor wie je spreekt. Een publiek van leken, je baas, collega-experten, techniekers die je product moeten gebruiken of imlementeren, ... hebben zeer verschillende verwachtingen op het vlak van
| nood aan achtergrond |
| gedetaileerde definities |
| complexiteit |
| grafische illustraties en formules |
Het publiek waarvoor jullie nu spreken is een zeer eenvoudig publiek omdat je exact weet wat de anderen in de zaal als achtergrondkennis hebben. Concreet betekent dit dat herhaling van een stukje uit een cursus grotendeels overbodig is. Pas echter op met onderschatting van het publiek ("ze vatten toch niet dat ik ze iets op de mauw speldt"), soms zit er een vreemde eend in de bijt.
[ terug ]
Hou het publiek geïnteresseerd
Enthousiasme en spontaniteit, kennis van het onderwerp en strategie zijn kernwoorden bij het boeien van een publiek. Zelfvertrouwen is essentieel. Wanneer je zelf niet echt gelooft in wat je zegt, kan je moeilijk anderen blijven boeien.
Gebruik ook alle registers. Gebruik naast spraak ook visueel materiaal, lichaamstaal, ...
Met wat meer ervaring kan je de signalen van het publiek proberen oppikken en op basis van deze feedback bijsturen indien de communicatie niet de kant op gaat die je zou wensen. Met een korte adempuaze of zelfs door te vermelden dat je de indruk hebt dat de gedachten afgedwaald zijn kan je de zaak weer aanzwengelen, maar, doe dit met mate!
[ terug ]
Bereid je presentatie voor
Voorbereiden betekent plannen, visuele ondersteuning verzorgen, oefenen en relaxeren (juist voor de presentatie).
1. Plannen
Verdeel de beschikbare tijd over een inleiding, een centraal gedeelte en een besluit. Heb je 12 minuten ter beschikking, dan kan je bijvoorbeeld 2 min / 8 min / 2 min als verdeling aanhouden. Inleiding en conclusie zijn belangrijk omdat ze je de kans geven nog eens de hoofdpunten te herhalen en bovendien ... de eerste en laatste ogenblikken van je betoog krijg je de meeste aandacht.
In een inleiding kan je jezelf voorstellen, de hoofdpunten vermelden en proberen het publiek te motiveren.
Het centraal gedeelte probeer je te structureren op een manier die goed volgbaar is voor het publiek. Voorzie overgangen tussen verschillende onderdelen om de samenhang te verbeteren. Ondersteun je beweringen met concrete gegevens.
Het besluit laat je toe om alles nog eens op een rijtje te zetten. Hier kan je ook het belang van de resultaten nog eens in de verf zetten.
2. Visuele ondersteuning
Visuele ondersteuning zorgt er niet alleen voor dat de toehoorders hun gedachten beter kunnen focusseren, het is ook een zeer goede leidraad voor de spreker.
Reken gemiddeld 1 minuut per transparant, dia, enz. Pas op, bij sterk geanimeerde powerpoint kan je gemiddeld iets minder slides laten zien omdat er meer informatie per slide te vinden is.
Gebruik een voldoend groot lettertype (>18 punts) en beperk het aantal woorden per transparant (maximum 6-7 woorden per lijn, maximum 7-8 lijnen).
Beperk de complexiteit van garfieken, foto's, tabellen. Op afstand en tijdens een discussie is het moeilijker om een grafiek of tabel ten gronde te analyseren.
Maak een transparant per kerngedachte. Probeer niet om het volledige verhaal op de transparant te plaatsen, maar beperk tot kernwoorden die je tijdens de presentatie als geheugensteun kunnen dienen.
3. Oefenen
De mate waarin je oefent hangt vanzelfsprekend af van het belang van de voordracht. De belangrijkste redenen om te oefenen zijn het respecteren van de timing en het door en door leren kennen van je visuele hulpmiddelen. Soms kan oefenen het zelfvertrouwen versterken en voorkomt het "technische" haperingen door onvoldoende kennis van de apparatuur of de ruimte. Bij meer omvangrijke opdrachten kan oefenen voor een select publiek met feedback nuttig zijn. Het zal je toelaten om je voorstelling te verfijnen of bij te sturen.
4. Relaxeren
Indien de plankenkoorts op het laatste ogenblik toch zou toeslaan probeer dan een techniek als diep ademhalen, creëren van een positief mentaal beeld (vergelijk een sport coach voor een wedstrijd), je gedachten op iets anders richten of een paar woorden te wisselen met iemand op je weg naar het podium.
